Se asegurará la preservación de los datos almacenados de las actividades desarrolladas, incluyendo la preservación de la legibilidad. También debe protegerse contra modificaciones no deseadas.

Los cálculos y transferencia de datos deben estar sujetos a verificaciones adecuadas y de forma sistemática, de manera que se pueda asegurar que son adecuados para el uso.

Cuando se utilice un software desarrollado por personal del laboratorio o por un técnico externo, debe estar documentado con detalle suficiente y debe ser validado. Para ello, si procede, se elaborará un documento técnico, o un anexo técnico en el procedimiento correspondiente. La documentación de validación del software debe incluir los requisitos, el protocolo utilizado de validación, el criterio de aceptación, las pruebas y los resultados, las conclusiones sobre si se ajusta a no al uso previsto y el manual de usuario.

El software comercial se considera suficientemente validado pero si, en el uso de esta herramienta, se introducen por el personal técnico variables o modificaciones que pueden inducir errores de cálculo o de transferencia o perdida de información, deberán estar también validados y documentados.

La utilización de libros /hojas de cálculo u otras aplicaciones que permiten diseñar fórmulas o algoritmos se protegerán frente a modificaciones accidentales mediante bloqueo o protección con contraseña. Así mismo estarán identificadas, y se tendrá control de la versión en uso, y si se requiere una nueva validación después de una nueva edición.